¡En esta empresa no existen herramientas tecnológicas! Esa es una aseveración muy frecuente en un amplio universo de las Mipyme, que inclusive han hecho grandes esfuerzos en adquirir equipos y lograr avances en la conectividad. Pero el problema no es la disponibilidad de acceso a las TIC y a los dispositivos: es la falta de apropiación de los usuarios.
Aunque este problema es sustancialmente inferior en los menores de 25 años, existen evidencias del escaso uso que se le da a la tecnología en las pequeñas y medianas empresas. Y la subitalización de los sistemas informáticas se traducen en ineficiencia, afirma Alejandro de Gyvés, quien desarrolló sus habilidades de liderazgo a lo largo de sus 25 años de experiencia industrial como responsable de distintos proyectos en países como India, Brasil, Venezuela, Malasia y México.
Según el experto, quien además ocupó importantes cargos directivos en diversas áreas de Operación, Ingeniería, Proyectos y Comercialización, señala que las pequeñas y medianas empresas, son muy capaces para generar un producto o servicio y hacerlo llegar a los clientes, pero son muy deficientes en el manejo administrativo y organización de sus recursos y de su información.
“Una administración eficiente facilita la forma de llevar a cabo las cosas de modo que se cumplan y se logren alcanzar las metas y objetivos planeados, incrementar la productividad, haciendo de la empresa una unidad competitiva, brindando a los clientes una satisfacción y motivándolos a seguir realizando más transacciones”, dice.
En un trabajo para Ideas para Pymes, Gyvés, da una serie de ideas para mejorar la apropiación de las TIC partiendo de la siguiente pregunta: ¿es usted un administrador eficiente?
La Tecnología de información (Informática, Sistemas) –dice- es una herramienta capaz de realizar tareas repetitivas de su empresa como capturar pedidos, facturar, ordenar los despachos, almacenar, procesar y trasformar datos de las actividades operativas mediante el uso de programas y equipos de cómputo.
“Administrando la tecnología de información obtendremos como resultado un nuevo recurso (la información) que nos permitirá administrar eficientemente los demás recursos tradicionales (dinero, inventarios, personal, maquinarias, capital) para lograr modernizar operaciones, reducir tiempos y disminuir desperdicios; podremos aumentar nuestro nivel de calidad y hasta obtener ventajas competitivas que nos diferencien de las empresas del ramo”.
Pero, ¿cómo lograrlo? ¿Cómo puedo aprovechar la informática en mi Mipyme?
1. Identificar el área de la empresa que necesita automatización. Tal función de la empresa puede necesitar una mejora, de lo contrario no se tendrá información precisa para su control y desempeño.
2. Establecer claramente los objetivos. Deben ser muy específicos y en relación directa con el objetivo general de la organización, deben surgir de una reflexión conjunta entre empleados y gerente; que sean exigentes, pero alcanzables, claramente cuantificables y con un plazo definido.
3. Determinar el presupuesto disponible para el proyecto. Teniendo en mente que invertir en tecnología le redundará en mejor control y mejores decisiones empresariales a futuro.
4. Seleccionar al mejor proveedor. Pregunte e investigue con proveedores de servicios informáticos, con otras empresas, con amigos empresarios del mismo ramo e incluso de diferentes, en busca de opciones y posibilidades de compra de sistemas de información.
5. Involucrar y Sensibilizar al personal. Es necesario que todo el personal se identifique con el proceso de cambio, que forme parte de él, que conozca los beneficios y también el trabajo que representa. Que reciban capacitación sobre el uso y resultados esperados del proceso.
Como la mayoría de Mipymes en América Latina, incluida Colombia, no tienen personal capacitado para esta labor tan específica, es necesario asesorarse de personal consultor externo a la empresa que conocen por completo las aplicaciones de estas tecnologías.
Una administración eficiente de la tecnología de información, conjuntamente con un aceptable nivel de desempeño en las otras áreas de la empresa, permitirá un incremento en la productividad, mejorará las relaciones con los clientes y proveedores, generando ventas y utilidades, y facilitará la toma de mejores decisiones en el camino hacia el cumplimiento de los objetivos de la organización.
Fuente: Latinpyme
Aportó: PedroDUA
